Schulungsmodul 03 · Kernkompetenz

Prompten –
KI richtig ansprechen

Die KI ist so gut wie eure Frage. Mit den richtigen Formulierungen spart ihr Zeit statt sie zu verschwenden. Fertige Vorlagen für Angebote, Kundenmails, Social Media und Verwaltung.

Das Grundprinzip Die 5 Zutaten Vorlagen für Kundenmails Vorlagen für Werbung Vorlagen für Verwaltung

Warum macht das einen Unterschied?

Guter Prompt — schlechter Prompt

Die KI ist kein Gedankenleser. Wer klar sagt was er will, bekommt direkt verwertbare Ergebnisse.

❌ Zu vage

„Schreib eine Mail an meinen Kunden."

Ergebnis: Generische Mail ohne konkreten Inhalt, die ihr komplett umschreiben müsst.

✓ Konkret und klar

„Schreib eine freundliche Mail an Herrn Meier, der bei uns ein Angebot für Malerarbeiten angefragt hat. Wir können den Termin am Dienstag 14 Uhr anbieten. Ton: professionell aber persönlich."

Ergebnis: Direkt verwendbare Mail.

Die Formel für gute Ergebnisse

Die 5 Zutaten eines guten Prompts

Ihr braucht nicht alle fünf — aber je mehr ihr angebt, desto besser das Ergebnis.

Aufgabe — Was soll die KI tun?

Schreib / Erstell / Fass zusammen / Überarbeite / Beantworte...

„Schreib eine Zahlungserinnerung für eine überfällige Rechnung."

Kontext — Um was geht es genau?

Wer ist der Empfänger? Was ist die Situation? Welche Details sind wichtig?

„Der Kunde hat seine Rechnung vom 1. März (320 €) noch nicht bezahlt. Es ist bereits die zweite Mahnung."

Ton — Wie soll es klingen?

Freundlich, bestimmt, locker, formell, kurz, ausführlich...

„Ton: bestimmt aber nicht aggressiv. Wir wollen den Kunden behalten."

Format — Wie soll das Ergebnis aussehen?

Als E-Mail, als Liste, als Tabelle, mit Betreffzeile, ohne Anrede...

„Bitte mit Betreffzeile und Grußformel, maximal 5 Sätze."

Beispiel — Wie habt ihr es bisher gemacht?

Fügt eine bisherige Mail oder einen Text als Vorlage bei — die KI passt den Stil an.

„Hier ist eine frühere Mahnung von uns als Beispiel für den Schreibstil: [Text einfügen]"

Fertig zum Kopieren

Prompt-Vorlagen für Kundenmails

Einfach kopieren, die Klammern durch eure Daten ersetzen und absenden.

Angebot schreiben Schreib eine professionelle Angebotsmail für [Kundenname]. Es geht um [Leistung beschreiben]. Der Preis beträgt [Betrag] Euro. Der Termin könnte [Datum] sein. Ton: freundlich und verbindlich. Mit Betreffzeile.

Absage höflich formulieren Schreib eine höfliche Absage an [Kundenname], der uns für [Leistung] angefragt hat. Wir können den Auftrag leider nicht annehmen, weil [Grund, z.B. Kapazitäten voll]. Wir möchten aber in Kontakt bleiben. Ton: bedauernd aber positiv.

Termin bestätigen Schreib eine kurze Bestätigungsmail für einen Termin am [Datum] um [Uhrzeit] bei [Kundenname / Adresse]. Erinnere kurz daran, was mitgebracht werden soll: [z.B. nichts / Pläne / Schlüssel]. Maximal 4 Sätze.

Reklamation beantworten Schreib eine Antwort auf diese Reklamation: [Inhalt der Reklamation einfügen]. Wir nehmen die Kritik ernst und bieten als Lösung [Lösung] an. Ton: verständnisvoll, keine Schuldzuweisungen, lösungsorientiert.

Marketing ohne Werbeagentur

Prompt-Vorlagen für Werbung & Social Media

Instagram / Facebook Post Schreib 3 verschiedene Social-Media-Posts für [Plattform] über [Thema/Angebot/Dienstleistung]. Zielgruppe: [Beschreibung, z.B. Familien in der Region / Gewerbetreibende]. Ton: locker und einladend. Maximal 3 Sätze pro Post. Mit passendem Emoji.

Google-Rezension beantworten Schreib eine professionelle Antwort auf diese Google-Rezension: [Rezensionstext einfügen]. Wenn positiv: bedanken und einladen wiederzukommen. Wenn negativ: Verständnis zeigen, Lösung anbieten, nicht defensiv. Maximal 4 Sätze.

Flyer-Text erstellen Schreib einen knappen Flyer-Text für [Angebot / Aktion]. Wichtige Infos: [Preis, Zeitraum, Besonderheit]. Zielgruppe: [Beschreibung]. Der Text soll neugierig machen und zur Kontaktaufnahme animieren. Mit Überschrift und maximal 5 kurzen Sätzen.

Büroarbeit schneller erledigen

Prompt-Vorlagen für Verwaltung & Abrechnung

Rechnungstext formulieren Schreib einen kurzen professionellen Rechnungstext für folgende Leistung: [Leistung beschreiben], erbracht am [Datum] für [Kundenname]. Preis: [Betrag] Euro netto, zzgl. [Mehrwertsteuersatz]% MwSt. Zahlungsziel: [Tage] Tage.

Meeting-Notizen zusammenfassen Fass diese Meeting-Notizen zusammen: [Notizen einfügen]. Ich brauche: 1. Wichtigste besprochene Punkte als Liste. 2. Vereinbarte Aufgaben mit Zuständigkeit. 3. Offene Fragen. Format: kurz und übersichtlich.