Wie Automatisierung funktioniert
Jede Automatisierung folgt demselben Muster: Etwas passiert (Trigger) — dann passiert etwas anderes automatisch (Aktion).
Trigger: Neue E-Mail kommt rein · Formular wird ausgefüllt · Jede Woche Montag · Neue Datei im Ordner
Aktion: Bestätigungsmail senden · Eintrag in Tabelle · Kalendertermin anlegen · Nachricht an euch
Kundenanfrage rein → Mail öffnen → Daten abtippen → Bestätigung schreiben → Termin eintragen → Notiz anlegen. Dauer: 10 Minuten. Jeden Tag mehrmals.
Kundenanfrage rein → alles passiert automatisch. Ihr bekommt nur eine kurze Benachrichtigung. Dauer: 0 Minuten.
Welches Tool passt?
| Zapier | Make (früher Integromat) | |
|---|---|---|
| Einstieg | Sehr einfach | Mittel |
| Kostenlose Version | 100 Aufgaben/Monat | 1.000 Schritte/Monat |
| Preis | ab 25 €/Monat | ab 9 €/Monat |
| App-Verbindungen | 8.000+ | 1.500+ |
| Empfehlung | Für erste Schritte | Wenn mehr Volumen nötig |
Startet mit Zapier kostenlos — reicht für 2–3 einfache Automatisierungen. Wenn ihr täglich mehr als 100 Aufgaben automatisiert, wechselt zu Make.
Direkt umsetzbar
Kontaktformular auf der Website wird ausgefüllt → automatische Bestätigungsmail raus → ihr bekommt eine Benachrichtigung.
Neuer Termin im Kalender → 24h vorher automatische SMS oder Mail an den Kunden.
Alle eingehenden Anfragen (E-Mail, Formular, WhatsApp) landen automatisch in einer Google-Tabelle zur Übersicht.
Neue E-Mail mit PDF-Anhang im Postfach → automatisch in Google Drive abgelegt, ihr bekommt eine Nachricht.
Auftrag abgeschlossen → 2 Tage später automatische Mail an Kunden mit Bitte um Google-Bewertung.
Täglich morgens: automatische Zusammenfassung relevanter Branchennews per Mail oder WhatsApp.
In 15 Minuten loslegen
Auf zapier.com registrieren — kostenlos, kein Kreditkarte nötig.
Den ersten Workflow starten. Ein Zap = eine automatische Aufgabe.
Was soll den Ablauf starten? Z.B. „Gmail: neue E-Mail mit Label Anfrage" oder „Google Forms: neues Formular ausgefüllt".
Was soll passieren? Z.B. „Gmail: Bestätigungsmail senden" oder „Google Sheets: neue Zeile eintragen".
Tipp: Startet mit etwas Einfachem — z.B. „neues Kontaktformular → ihr bekommt eine SMS". Das klappt in 10 Minuten.Zapier führt einen Test durch. Wenn alles stimmt: Zap einschalten — läuft von da an automatisch.